Como Responder
Este texto foi escrito para facilitar o processo de preenchimento do questionário.
Inicialmente é importante informar que o questionário deve ser respondido separadamente por cada setor da organização que possua uma carteira de projetos. Algumas vezes o setor também possui um PMO. Cada setor deve fornecer uma única resposta ao questionário, conforme processo descrito a seguir. Eventualmente pode ocorrer de haver interesse de diversas pessoas de um mesmo setor desejarem conhecer melhor o assunto e ter a experiência de responder separadamente ao questionário. Neste caso pode-se utilizar uma versão impressa do questionário, disponível no site (veja Informações > Questionário). Atente, porém, para o fato de que isto deve ser feito somente para que tais pessoas conheçam o antecipadamente o assunto e não para se acreditar que tais respostas deverão ser fornecidas ao site. Conforme dito, para cada setor de uma organização somente um respondente.
O que recomendamos é o seguinte:
Antes de tudo, leia algumas seções deste site que contém instruções sobre como proceder nas abas “Informações” e “Orientações”.
Quando se entra no site pela primeira vez é solicitado que se efetue o cadastramento do usuário, onde se fornecem dados do usuário (nome, e-mail, senha, telefone, etc.). Após isto se entra no questionário propriamente dito. Observe que este questionário contém duas grandes seções:
a. 31 perguntas para se fornecer dados da organização e do setor, e dados de desempenho do setor;
b. 40 perguntas para se avaliar a maturidade do setor.
Caso necessário, você pode sair do site sem terminar de responder a todas as perguntas e retornar posteriormente para responder às perguntas restantes.
Sugerimos enfaticamente responder as perguntas acima em dois momentos:
Momento 1: Responda somente as 31 perguntas iniciais. Visto que elas necessitam de dados reais da organização, é difícil prever quanto tempo será necessário para serem respondidas. Pode ser que tais dados sejam de amplo conhecimento e fácil acesso e, então, bastam 10 minutos para responder todas as 31 perguntas. Por outro lado, pode ser que os dados não estejam facilmente disponíveis e pode-se gastar um ou dois dias ou, até mesmo, uma semana.
Momento 2: Após isto, responda ao questionário da maturidade (40 perguntas). Se possível, leia antecipadamente os primeiros capítulos do livro “Maturidade em Gerenciamento de Projetos”, principalmente o capítulo 8.
Para este questionário, temos as seguintes opções para se responder as 40 perguntas:
OPÇÃO A – Respostas fornecidas por uma única pessoa.
O questionário pode ser respondido por uma única pessoa trabalhando solitariamente e sem influência de outras pessoas. Neste caso, geralmente se gasta entre 30 min e 60 minutos para responder todas as 40 perguntas. Certamente a pessoa incubida desta tarefa deve ter profundos conhecimentos dos trabalhos no setor em questão.
OPÇÃO B – Respostas fornecidas em uma sessão de brainstorming com um grupo de pessoas.
Esta é uma opção muito robusta e permite uma maior assertividade. É fortemente recomendada quando se pretende utilizar as respostas para se montar um Plano de Crescimento.
1. Agende uma reunião e convoque um pequeno grupo de pessoas que estejam fortemente envolvidas com projetos naquele setor (no máximo 5 pessoas). Reserve de 1 a 3 horas para a reunião.
2. Escolha um Facilitador para a reunião. Ele deve ter conhecimento prévio do questionário. Para isso, é conveniente imprimir o questionário disponível no site, seção Informações > Questionário.
3. Para a reunião, necessita-se de 2 computadores:
a. Um computador ligado na internet www.maturityresearch.com e, se possível, projetando em uma tela grande de TV para que todos possam ler os textos. Clique em “Avaliação da Maturidade” para iniciar o processo.
b. Outro computador com uma tabela que vai conter PONTOS FORTES / PONTOS FRACOS para cada pergunta. Use, por exemplo, o MS-Excel para isso.
4. A resposta de cada pergunta é fornecida da seguinte forma:
a. O Facilitador lê o TEXTO da pergunta e da OPÇÃO A de resposta.
b. O Facilitador inicia um brainstorming em que os participantes levantam Pontos Fortes / Pontos Fracos sobre aquele tema. Estas informações são registradas no segundo computador.
c. Após uns 10 minutos de brainstorming (algumas perguntas usam menos tempo; outras mais tempo), encerra-se a discussão. Lê-se o que se escreveu em PONTOS FRACOS e tenta-se descobrir qual a melhor resposta para aquela pergunta. Veja dicas no capítulo 8.
5. Depois de preenchidas corretamente todas as perguntas, o Relatório de Resultados é fornecido automaticamente.
O documento “Pontos Fracos” pode ser utilizado para se montar um Plano de Crescimento. Para isso, leia os capítulos 17 a 20 do livro “Maturidade em Gerenciamento de Projetos” da Editora Falconi (https://www.editorafalconi.com/).
Para responder ao questionário acesse:
https://maturityresearch.com/avaliacao-da-maturidade/