Como responder
A continuación presentamos dos formas de responder el cuestionario.
Inicialmente, es importante informar que el cuestionario debe ser respondido por separado por cada sector de la organización que tenga un portafolio de proyectos.
A veces, el área también tiene un PMO. Cada área debe dar solo una única respuesta al cuestionario, según el proceso que se describe a continuación. En ocasiones, varias personas de la misma area pueden estar interesadas en aprender más sobre el tema y tener la experiencia de responder el cuestionario por separado. En este caso, se puede utilizar una versión impresa del cuestionario, disponible en el sitio web (ver Información> Cuestionario). Sin embargo, tenga en cuenta que esto solo debe hacerse para que esas personas conozcan el asunto de antemano y no crean que esas respuestas deben proporcionarse al sitio. Como se indicó, para cada area de una organización solo un cuestionariorespondido.
Recomendamos lo siguiente:
En primer lugar, lea algunas secciones de este sitio que contienen instrucciones sobre cómo proceder en las pestañas «Información» y «Directrices».
Cuando ingresa al sitio por primera vez, se le solicita que registre al usuario, donde se proporcionan los datos del usuario (nombre, correo electrónico, contraseña, teléfono, etc.). Después de esto, se ingresa al el cuestionario en sí. Tenga en cuenta que este cuestionario contiene dos grandes secciones:
a. 31 preguntas para proporcionar datos del área, de la organización y datos de desempeño de la indústria.
b. 40 preguntas para evaluar el grado de madurez del área.
Si es necesario, puede salir del sitio sin terminar de responder todas las preguntas y volver más tarde para responder las preguntas restantes.
Para responder al cuestionario de madurez (40 preguntas), si es posible, lea la parte inicial del libro “Madurez de la gestión de proyectos”, especialmente el capítulo 8.
Para el cuestionario de madurez, tenemos las siguientes opciones para responder las 40 preguntas:
OPCIÓN A – Respuestas proporcionadas por una sola persona.
El cuestionario puede ser respondido por una sola persona que trabaje sin la influencia de otros. En este caso, suele tardar entre 30 minutos y 60 minutos. Ciertamente, la persona encargada de esta tarea debe tener un conocimiento profundo del trabajo del area en cuestión.
OPCIÓN B – Respuestas proporcionadas en una sesión con un grupo de personas.
Esta es una opción muy robusta y permite una mayor asertividad. Se recomienda encarecidamente cuando desee utilizar las respuestas para crear un plan de crecimiento.
1. Programe una reunión y convoque a un pequeño grupo de personas que estén muy involucradas en proyectos en ese sector (máximo 5 personas). Permita de 1 a 3 horas para la reunión.
2. Elija un facilitador para la reunión. El debe tener conocimiento previo del cuestionario. Para ello, es conveniente imprimir el cuestionario disponible en el sitio web, sección Información> Cuestionario.
3. Para la reunión, son necesarios dos (2) computadores:
a. Una computadora conectada al sitio de internet www.maturityresearch.com y, si es posible, proyectada en una pantalla grande de televisión para que todos puedan leer los textos. Haga clic en «Evaluación de madurez» para iniciar el proceso.
b. Otra computadora con una tabla que contendrá FORTALEZAS / DEBILIDADES para cada pregunta. Por ejemplo, use MS-Excel para esto.
4. La respuesta a cada pregunta se proporciona de la siguiente manera:
a. El Facilitador lee la pregunta TEXTO y la respuesta OPCIÓN A.
b. El facilitador inicia una lluvia de ideas en la que los participantes plantean las fortalezas / debilidades sobre ese tema. Esta información se registra en la segunda computadora.
c. Después de unos 10 minutos de lluvia de ideas (algunas preguntas toman menos tiempo, otras más), la discusión termina. Lees lo que está escrito en DEBILIDADES y tratas de encontrar la mejor respuesta a esa pregunta. Consulte los consejos en el capítulo 8.
5. Una vez que todas las preguntas se han completado correctamente, se generará automáticamente el Informe de resultados.
6. El documento «Puntos débiles» se puede utilizar para construir un plan de crecimiento. Para ello, lea los capítulos 17 al 20 del libro “Madurez en la gestión de proyectos” de Editora Falconi (https://www.editorafalconi.com/).